אימייל, מובייל, wifi, אחסון ענן ויומנים אלקטרוניים, הפכו את חייהם של מנהלים בחברות לקלים ויעילים יותר. ביחד עם הלחצים האדירים לקצץ בהוצאות, להפחית בכוח האדם ולדלל את המבנים הארגוניים, אנחנו רואים היום פחות משרות של עוזרי/ות מנכ"ל וניהול משרד.
לפי מגזין הארוורד ביזנס ריוויו מדובר במגמה מצערת, שכן היכולת של עוזר/ת מנכ"ל לתרום לאפקטיביות הארגון גבוהה מאוד, ולא רק כאשר מדובר בהנהלה בכירה.
ההשקעה מחזירה את עצמה מהר מאוד
ברמות הניהול הבכירות ביותר, כדי שההשקעה במשרת עוזר/ת מנכ"ל תחזיר את עצמה, על עוזר/ת המנכ"ל להפוך את המנהל יעיל יותר ב-8% בהשוואה למצב שבו היה עובד ללא עזרה. כלומר שבשבוע עבודה של 60 שעות, על עוזר/ת המנכ"ל לחסוך למנהל 5 שעות עבודה.
במציאות, עוזרי/ות מנכ"ל טובים חוסכים לבוס שלהם הרבה יותר מזה. הם דואגים שפגישות יתחילו ויסתיימו בזמן, ומכינים מראש את חומר העזר. הם מנהלים את סידורי הנסיעות ומאפשרים קבלת החלטות מרחוק ומנטרלים הפרעות שעלולות להפוך את המנהל למי שעונה למיילים במשך כל היום.
אשליית הארגון הדמוקרטי
אלא שהסיוע הזה לא בלעדי רק לשדרת הניהול העליונה. בנסיון לחסוך עלויות, ארגונים רבים הותירו עובדים רבים שמשרותיהם יקרות לנהל בעצמם את ההוצאות שלהם, ארגון הנסיעות שלהם לחו"ל וקביעת פגישות.
המחשבה מאחורי חלק מההחלטות האלה היא לא רק כלכלית, אלא גם נסיון ליצור ארגון יותר דמוקרטי שבו אם רואים את המנהל מצלם מסמכים בעצמו מתקבלת תחושה ש"כולנו בזה ביחד", אבל מבחינה כלכלית אין שום הגיון במודל הזה, ומבחינה ערכית, לא בטוח שאלה הדברים שמצליחים ליצור אצל העובדים תחושות טובות יותר לגבי מקום העבודה.
בעוד שמצד אחד חברות רבות עברו להשתמש בשירותי אאוטסורסינג לביצוע פרויקטים ומטלות שונות, פנים ארגונית לעתים מתעלמים מהרעיון הזה וגורמים לעובדים רבים להתעסק רבות בניהול הזמן של עצמם.
בשורה התחתונה רוב הארגונים סובלים מבעיה דומה: יש יותר מדי עבודה אדמינסטרטיבית ופחות מדי אנשים שאפשר לתת להם לטפל בה. מתן סיוע אדמינסטרטיבי גם לעובדים שאינם מנהלים בכירים יכול להאיץ בפרודוקטיביות של הארגון, גם כאשר מדובר בחברה רזה שמנוהלת היטב.
5 התכונות החשובות ביותר לעוזר/ת מנכ"ל
1. יכולת לנבא צרכים מראש
עוזר/ת אישית טובה יכולה לראות מראש איזה דברים יצטרך הבוס שלה ולתכנן בהתאם. בין אם מדובר על ארוחת צהריים לפני פגישה ארוכה, דוחות שצריך לשלוח ללקוח או כל דבר אחר.
2. יכולת לתמרן בין האישי למקצועי
לרוב עוזרים אישיים מטפלים לא רק בכל מה שקשור לעבודה, אלא גם בענייים אישיים של המנהל. עוזר טוב ידע לקבוע סדר עדיפויות נכון בין השניים ולהגן על הזמן הפרטי והאישי, כדי למקסם למנהל שהוא עובד איתו את זמן העבודה.
3. שליטה ביומן
זה אולי נשמע טרוויאלי, אבל עוזר/ת מנכ"ל חייב לדעת לארגן פגישות, ועידות, מצגות, שיחות ולנהל דדליינים, במקביל להתחייבויות אישיות שיש למנהל איתו הם עובדים. לא פשוט לדעת לתמרן בין כל אלה, אבל מי שמצליח לעשות את זה כמו שצריך הוא נכס אדיר למקום העבודה שלו.
4. שמירת סודיות
לרוב, עוזרי/ת מנכ"ל חשופים לחומר רגיש, מקצועי ואישי גם יחד. חשוב מאוד שיהיה להם חוש סודיות, וגם שידעו לשים לב מתי מישהו מנסה להגיע לאינפורמציה לא לו.
5. הם רוצים בהצלחת האנשים איתם הם עובדים
עוזרי מנכ"ל טובים יהיו כאלה ששואבים סיפוק מהצלחת הארגון והצלחת הבוס שלהם. עובדים שלא יהנו מהתכונה הזו יתקשו מאוד לעשות עבודה טובה לאורך זמן בתפקיד כזה.
Elite Vip מתמחה בשירותי אאוטסורסינג בתחום אירוח אנשי עסקים ותיירים מחו"ל, מעבר מהיר בנתב"ג, הסעות ברכבי שרד, מורי דרך בכל השפות, אבטחת אישים וטיסות מסוקים.
לכל השירותים שלנו לחצו כאן.
